Datenschutzinformationen zu „Finn" (KI-Telefonassistent)

Wenn Sie uns anrufen, nimmt Ihren Anruf unter Umständen Finn entgegen – ein KI-gestützter Telefonassistent der Schmittel IT GmbH. Finn weist sich zu Beginn des Gesprächs als KI aus. Nachfolgend informieren wir Sie nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten.

Verantwortlicher

Schmittel IT GmbH
Büchtingenstraße 44
38855 Wernigerode
E-Mail: info@schmittel-it.de

Was macht Finn?

Finn nimmt Ihr Anliegen telefonisch auf und legt – je nach Bedarf – ein Support-Ticket an, vereinbart einen Termin oder leitet Sie an die zuständige Person weiter. Wichtige Aktionen führt nicht die KI selbst aus, sondern abgesicherte Programmfunktionen bzw. unsere Mitarbeitenden. Finn trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO).

Keine Aufzeichnung

Ihr Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Es werden kein Roh-Audio und keine Transkripte dauerhaft gespeichert. Gespeichert werden nur die zur Bearbeitung erforderlichen Angaben (z. B. Ihr Ticket oder Termin) und technische Verbindungsdaten.

Welche Daten verarbeiten wir?

Rufnummer, Name, Firma, ggf. E-Mail (für eine Termineinladung), Ihr Anliegen sowie Ticket-/Termindaten und technische Metadaten (z. B. Zeitpunkt und Dauer des Anrufs). Bitte teilen Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) mit, soweit dies nicht erforderlich ist.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bearbeitung Ihres Anliegens, Tickets, Termine: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Erreichbarkeit).
• Betrieb, Sicherheit, Fehlersuche: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, insbesondere Microsoft (Telefonie und KI-Spracherkennung über Azure), unser Ticketsystem HaloPSA sowie unseren Telefonie-Anbieter equada. Mit diesen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Verarbeitung außerhalb der EU

Die KI-Spracherkennung wird von Microsoft betrieben; die Verarbeitung der Sprachdaten zur KI-Auswertung kann dabei auch außerhalb der EU (u. a. USA) erfolgen. Die Speicherung ruhender Daten erfolgt in der EU. Als Schutzmaßnahme dienen die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Dabei wird datensparsam vorgegangen: An die KI wird nur ein minimaler Datensatz übergeben; weitergehende Angaben (z. B. Ihre vollständige E-Mail-Adresse, Vertrags- oder Geräteinformationen) verbleiben in der EU.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Tickets und Termindaten werden nach den von uns festgelegten Fristen gelöscht. Audio und Transkripte werden nicht gespeichert.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bitte wenden Sie sich an info@schmittel-it.de.

Beschwerderecht

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:

Landesbeauftragter für den Datenschutz Sachsen-Anhalt
Leiterstraße 9
39104 Magdeburg
datenschutz.sachsen-anhalt.de

Stand: Juni 2026