Schmittel IT Systems

Microsoft SharePoint

Zentrale Kollaborations- und Wissensplattform

Microsoft SharePoint ist eine zentrale Kommunikationsplattform von Microsoft. SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Prozesse, Ihre Daten und Ihr Wissen an einem Ort zu speichern, zu strukturieren und mit all Ihren Mitarbeitern auszutauschen. Dadurch steigt die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen, da Ihre Mitarbeiter die teamübergreifende Arbeit deutlich einfacher und effizienter gestalten kann. Microsoft SharePoint gibt es als Online-Version, inkludiert in Microsoft 365 / Office 365 oder als selbstständige Version auf Ihren eigenen Servern.

Microsoft SharePoint

Was ist Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint ist ein website-basiertes System zur Kollaboration zwischen Ihren Mitarbeitern, das Workflow-Anwendungen, Datenbanken und andere sogenannte Webparts benutzt, damit die Zusammenarbeit in Ihren Unternehmen noch effizienter gestaltet werden kann. Mit Hilfe von SharePoint können sich in kürzester Zeit Ihr eigenes Intranet-Portal und alle dazugehörigen Funktionen erstellen.

Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche können sich ganz nach Ihren Bedürfnissen jede einzelne Seite Ihres Intranets gestalten und anpassen. Entweder Sie erstellen Seiten, die für das komplette Unternehmen gedacht sind, beispielsweise um unternehmensweite Informationen oder Veranstaltungen zu informieren oder Sie kreieren für jedes einzelne Team in Ihren Unternehmen eigene Seiten, die diese Teams zum Austausch von Wissen und Daten benutzen können.

Neben einer Version, die von Ihnen selbst betrieben wird, gibt es auch eine Online-Version - SharePoint Online. Microsoft, sowie unsere Experten, empfehlen Ihnen die Online-Version zu nutzen; nicht nur, weil Sie beim Buchen einer Microsoft 365 / Office 365 automatisch alle SharePoint Online Funktionen mitgebucht haben, durch die Nutzung der Online-Version bietet Microsoft eine deutlich verbesserte Integration in alle anderen Online-Dienste, wie Microsoft Teams oder Exchange Online / Outlook an. 

Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen, die optimalte SharePoint-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Beratung, Umsetzung und anschließende Wartung Ihres SharePoints-Portals, damit Sie sich nur auf die Inhalte konzentrieren müssen!

 

SHAREPOINT - DAS PORTAL FÜR OPTIMALE ZUSAMMENARBEIT

Ohne Information, keine Weiterkommen - In den meisten Fällen benötigen Sie zum Arbeiten und Vorankommen Informationen, die Sie nur stückweise besitzen oder mit viel Aufwand erst besorgen müssen. Häufig kommt es dann vor, dass andere Mitarbeiter die benötigten Informationen bereits besitzen, aber Sie davon nichts wussten. Ein Ort, in dem alle Informationen zusammenlaufen, hätte in diesem Fall die meiste uneffiziente Arbeit vermieden und Sie hätten sich auf die wichtigen Dinge konzentrierne können. 

Mit Ihrem Unternehmenseigenen SharePoint können Sie ein effizientes Intranet für Ihre Mitarbeiter und sich selber schaffen. Erstellen Sie eine Unternehmensseite für die wichtigen, unternehmensweite Informationen sowie für die einzelnen Teams eigenen Kollaborationsseiten, damit die sich über alle wichtigen Details austauschen können - und durch SharePoint Online jederzeit und überall darauf zugreifen können.

DAS SHAREPOINT PORTAL - EFFIZIENTES UND ÜBERSICHTLICHES INTRANET

Versorgen Sie Ihre Mitarbeiter mit einem unternehmenseigenem Intranet auf Basis von SharePoint, lokal oder online. Dadurch steht Ihnen eine optimale Möglichkeit zur schnellen Bereitstellung von Inhalten für Ihr kompletes Unternehmen. Dank SharePoint können Sie oder Ihre Mitarbeiter in kürzester Zeit Informationen und Dateien bereitstellen, die allen oder dem eigenem Team jederzeit und überall zur Verfügung stellen - die Funktionsweise ist relativ einfach und schnell erlernbar.

Sie können sich dafür entscheiden, dass SharePoint mehrere Kollaborationsseiten mit Schreib- und Leserechten für alle Mitarbeiter enthält oder Sie verfügen, dass einige Mitarbeiter die Redaktion Ihres Intranets verantwortlich sind. Zusätzlich bietet SharePoint Ihnen die Möglichkeit das Design komplett nach Ihren Wünschen umzusetzen - selbst eigens entwickelte Anwendungen können in SharePoint integriert werden.

Des Weiteren haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit eigene Seiten, entweder als einzelne Person oder als Team, zu veröffentlichen, um damit alle anderen Kollegen Informationen oder Neuigkeiten bereitstellen zu können. 

  • Vorgefertigte Vorlagen, Webseiten-Vorlagen für Zusammenarbeits- und Veröffentlichungsportale
  • Aufbau von Wissens-Netzen über Wikis
  • Persönliche Webseiten für die Mitarbeiter oder Teams
  • Zugriff externer Partner über ein Extranet
  • Blitzschnelle Volltextsuche durch die integrierte SharePoint-Suche
  • Eigene Anpassung des Designs und des Inhalts von Webseiten mit Hilfe des Microsoft SharePoint Designers

STRUKTUR FÜR GROSSE DATENMENGEN – MIT DER INTELLIGENTEN SHAREPOINT SUCHE

Die Fähigkeit, relevante Informationen schnell zu finden, ist für viele Unternehmen zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Für den weiteren Erfolg ist es daher wichtig, Doppelarbeit zu vermeiden, z.B. wenn es darum geht, einen Kunden schnell über ein bestimmtes Problem zu informieren oder Mitarbeiterwissen anderen Mitarbeitern so einfach wie möglich zugänglich zu machen. Dank SharePoint haben Ihre Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle und können in kurzer Zeit alle relevanten Informationen finden.

  • Volltext-Indizierung von Inhalten
  • Suche nach Personen in Ihrem Unternehmen
  • Anzeige von Suchergebnissen nach Relevanz
  • Suche nach einzelnen Schlagwörten und Eigenschaften von Dateien
  • Ihre Mitarbeiter können Seiten abonnierem, um über jede Änderung informiert zu werden

WEITERE WICHTIGE FEATURES VON SHAREPOINT

SharePoint-Listen

SharePoint-Listen dienen als Übersicht für verschiedene Datensätze und deren Eigenschaften. Dabei gibt es allgemeine Listen wie Dokumentenbibliotheken und Bildergalerien. Sie können aber auch individuell Listen für unternehmenseigene Zwecke anlegen, verwalten und so SharePoint-Inhalte übersichtlich und effizient organisieren. Ein Anwendungsbeispiel ist das Importieren von Excel-Listen in eine SharePoint-Liste, um mehreren Mitarbeitern die gemeinsame Arbeit an den Daten zu ermöglichen.

SharePoint-Apps

SharePoint bietet Ihnen die Möglichkeit auch andere Apps von Microsoft selber oder Drittanbieterapps zu Ihrerm Intranet durch einen Shop hinzufügen. Dadurch können Sie die Funktionen Ihres Intranet noch mehr erweitern und mehr nach Ihren individuellen Wünschen anpassen.

 


MICROSOFT SHAREPOINT-EDITIONEN UND LIZENZIERUNG

SharePoint Online Plan 1

SharePoint Plan 1 ist die kleinste Lizenz für die Nutzung von SharePoint Online. Mit dieser Lizenz haben Sie Zugriff auf alle Basis-Funktionen von SharePoint Online und können damit Kollaboration und unternehmensweite Seiten für Ihr Unternehmen erstellen. Der Zugriff auf SharePoint Online kann über beliebige Endgeräte (Smartphones, Tablets, Computer) erfolgen. 

Die Lizenzierung erfolgt nach Nutzern und basiert auf einem jährlichen Abonnement. Zusätzlich kann diese Lizenz als Standard CAL für die SharePoint Server Subscripition Edition genutzt werden.
SharePoint Online Plan 1 ist in den Abonnements Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Business Premium enthalten. Zusätzlich ebenfalls im Abonnement Office 365 E1.

SharePoint Online Plan 2

SharePoint Online Plan 2 bietet den gleichen Funktionsumfang wie SharePoint Online Plan 2. Zusätzlich bietet Microsoft bei der Buchung des Abonnements Plan 2 weitere Services für SharePoint Online an, wie eDiscovery, erweiterte Suche oder den Office-Web-Viewer. Außerdem sind enhalten Business Connecitivy Services sowie Data Loss Prevention (DLP). Analyse- und Power BI-Funktionen sind ebenfalls in dem größeren SharePoint Online Plan verwendbar. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihr Unternehmen auf Effizienz und Erfolg analysisieren und dementsprechend verändern können.

Die Lizenzierung erfolgt diesmal ebenfalls wieder per Nutzer. Die Plan 2 Lizenz kann als Enterprise CAL für die SharePoint Server Subscripition Edition genutzt werden.
SharePoint Online Plan 2 ist ebenfalls in den Abonnements Microsoft 365 E3 und Microsoft 365 E5 sowie Office 365 E3 und Office 365 E5 enthalten.

SharePoint Server Subscription Edition / SharePoint Server 2019

Falls Sie sich lieber für eine SharePoint-Version auf Ihrem lokalem Server entschieden haben, besteht die Möglichkeit zwischen zwei verschiedenen Lizenzen.


Einerseits gibt es die Lizenz SharePoint Server 2019. Damit erhalten Sie die Möglichkeit einen SharePoint-Server lokal in Ihrem Netzwerk installieren zu können und zu betreiben. Jedoch benötigen Sie für den Zugriff auf den Server weitere Lizenzen. 
Wenn Sie nur die Standardfunktionen des SharePoint Servers benötigten, reicht der Standard CAL (pro Nutzer/Zugriff) für die Nutzung aus. Bei der Verwendung der erweiterten Funktionen benötigen sie zusätzlich noch die Enterprise CAL je Nutzer / Zugriff. 
Nach dem Kauf dieser Lizenz erhalten Sie den Funktionsumfang des SharePoints Server, der zum Release 2019 zur Verfügung stand. In dieser Lizenz sind keine weiteren Funktionsupdates enhalten, nur Sicherheitsupdates.

Die Alternative wäre die Lizenz SharePoint Server Subscription Edition. Im Kern erhalten Sie ebenfalls die Serverlizenz SharePoint Server 2019, jedoch buchen Sie durch dieses jährliche Abonnement ebenfalls Funktionsupdates hinzu. Dadurch erweitert sich der Funktionsumfang Ihres SharePoint Servers kontinuierlich. Dennoch benötigten Sie weiterhin die entsprechenden Zugriffslizenzen für den Server. Standard CAL - Grundfunktionen / Enterprise CAL - Erweiterte Funktionsumfang (zusätzlich zum Standard CAL).

Vergleich Online Pläne vs. on-premise Server

Funktion Standard CAL Enterprise CAL Online Plan 1 Online Plan 2
App-Katalog und Marketplace
Teamwebsites
Arbeitsverwaltung
Externe Freigabe    
Einfache Suche
Standardsuche
Unternehmenssuche    
Inhaltsverwaltung
Datensatzverwaltung
eDiscovery, Compliance    
Excel Services, PowerPivot    
Scorecards / Dashboards    
Access Services  
Visio Services    
Formularbasierte Anwendung    
SharePoint 2019-Workflow
Business Connectivity Services